Ein Beispiel:
Du willst in mehrere Länder verkaufen und dann am Jahresende auswerten, in welches Land du am meisten verkauft hast.
Mit einem Dropdown Feld / Auswahlliste definierst du die Länder vorab:
Deutschland, Österreich, Schweiz, etc.
Diese können dann (z. B. in der Firma oder in der Rechnung) ausgewählt werden von den Verkäufern.
In deinem Bericht werden jetzt die Verkaufszahlen für 3 Länder angezeigt.
Mit einem Textfeld / Freitext schreiben die Verkäufer da rein:
Deutschland, Germany, Deuschland, DE, Österreich, Austria, AT, CH, ch, Schweiz
In deinem Bericht werden jetzt die Verkaufszahlen für 10 Länder angezeigt.
Mit einen Dropdown hast du im Endeffekt bessere Daten und kannst Berichte erstellen.
Mit einem Freitext haben die User mehr Flexibilität.
Wann nimmt man was?
Wenn es sich um Kategorien/Gruppen/Auswahlen handelt, eher Dropdowns.
Wenn es Notizen/Namen/Bezeichnungen handelt, eher Textfelder.