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Workflow/Arbeitsablauf erstellen

Hallo Leute,
ich möchte folgender Arbeitsablauf erstellen :slightly_smiling_face:
Wir haben Betreuer und Betreuungstermine für verschiedene Kunden. Ich möchte,dass eine Errinerung an dem Betreuer ein Monat vor dem Termin als Email geschickt wird.
Ich glaube ,dass ich diese Aufgabe mit Workflows erledigen kann , aber was soll ich als Bedingung oder Aktion im Feld einfügen ?
Könnte mir jmd dabei helfen ?
Vielen Dank

Hi,
die Bedingung brauchst du, um das aktuelle Datum mit dem Zieldatum zu vergleichen (möglicherweise Zieldatum >= heute). Die Aktion definiert, was nach Erfüllen der Kondition geschehen soll (z.B. Mail verschicken, oder einen Datensatz anlegen/editieren).
Die “Gefahr”: diese Kondition wäre auch gültig nach dem Versand der ersten Mail (da das Zieldatum nach wie vor die Kondition erfüllt).
Daher müsstest du im Workflow für eine ordentliche “Abbruchbedingung” sorgen, also eine Einschränkung, die den weiteren Versand verhindert.
Mögliche Ideen:

  • der WF verschickt nicht nur die Mail, sondern erhöht auch das “Zieldatum” automatisch (z.B. heute+4 Wochen). Somit würde der WF erst in 4 Wochen wieder eine Mail verschicken.
  • oder der Worfklow darf nur einmal pro Datensatz laufen, d.h. die Checkbox “wiederholte Durchläufe” wird nicht aktiviert. Somit kann pro Datensatz nur eine Instanz des Workflows ausgelöst werden (bei Terminen vllt. eine schöne pragmatische Lösung).

Grundsätzlich als Tipp: Gerade bei Workflows, die mit Mails arbeiten, immer lokal/im dev-System testen, und zwar mit einem klar definierten Empfängerkreis (am besten eigene Testnutzer. Noch besser, aber aufwändiger im initialen Setup: smtp-sinkholes anstelle echter smtps hinterlegen). Ansonsten läuft man gerade als Einsteiger Gefahr, zu viele Mails zu versenden.


Das ist meine Bedingung,um eine Email eine Woche vor dem Termin zu versenden.
Ich gehe davon aus , dass der Termin jedes Monats stattfindet .
Kannst du was dazu sagen?

Das heißt für die automatische Erhöhung des Zieldatum muss ich noch eine weitere Aktion hinzufügen.
Insgesamt sind 2 Aktionen . Einmal zum Senden einer Email und dann für die Erhöhung des Zieldatum
Ist es richtig ?