Kontakte automatisch Kontaktliste hinzufügen

Suitecrm Forum - Deutsche Sprache
#1

Hallo zusammen,
ich richte gerade suiteCRM für unser Unternehmen ein.

Wir werden Zielkontakte und Interessenten NICHT nutzen, sondern ausschließlich Kontakte (das ist für unser Unternehmen ausreichend).
Bei den Kontakten haben wir benutzerdefinierte Felder angelegt, Checkboxen:
Ansprechpartner Technik und Rechnungsempfänger (als Beispiele).

Da wir regelmäßig Releasenotes an unsere Kunden versenden, hierbei an die Kontakte, welche “Ansprechpartner Technik” = true angegeben sind, bietet es sich an, diese als Kontaktlisten zu speichern.

Gibt es eine Möglichkeit, dass bei der Neuanlage eines Kontaktes mit Auswahl der entsprechenden Checkbox “ist Ansprechpartner Technik” oder “ist Rechnungsempfänger” dieser Kontakt einer entsprechenden Kontaktliste hinzugefügt wird?

Dass ich Kontaktlisten über die Berichte erstellen kann, habe ich gefunden - das wäre ein Umweg, aber machbar. Dennoch wäre ein Workflow oder Ähnliches sinnvoller. Gerade beim erstmaligen Import aller unserer Kontakte.

Vielen Dank!

#2

Sie können einen Workflow zum Senden von Versionshinweisen an die Kontakte erstellen, die auf “Ist Kontaktperson für Technologie” oder “Ist Rechnungsempfänger” überprüft sind.
Sie können dieses Kontrollkästchen auch zum Suchfilter hinzufügen und dann alle Datensätze durch das Kontrollkästchen filtern lassen

#3

Hm, das verstehe ich jetzt leider so nicht ganz, aber das liegt vermutlich daran, dass ich mich mit den Workflows noch nicht gut auskenne.

Aktuell nutze ich für die Kontaktlisten-Aktualisierung folgenden Weg:
Ich habe einen Bericht “Ansprechpartner Technik” angelegt, welcher Kontakte nach dem angehakten Kontrollkästchen “Ansprechpartner Technik” auflistet.
Über diesen Bericht kann ich dann die Kontaktliste befüllen.

Ich müsste halt, bevor ich eine neue Mail an die “Techniker” versenden möchte, erst noch den Weg über den Bericht gehen, um sicherzustellen, dass neu hinzugefügte Kontakte in der Verteilerliste vorhanden sind.
Das ist durchaus machbar - eine automatische Lösung wäre halt das Sahnehäubchen.

#4

Ja, bitte überprüfen Sie die Workflows

#5

ein kleines Beispiel:

chrome_OywVFCXRys
chrome_OywVFCXRys2187×860 31.5 KB

zu den Markierungen:

  1. Auswahl des Moduls, dass das Event “wirft”, in diesem Fall also Kontakte
  2. “Run: only on save”: bewirkt, dass der Workflow nur bei manuellem Speichern läuft, also nicht auch durch den Scheduler ausgeführt wird
  3. “Run on: New records”: bewirkt, dass der WF nur für neu angelegte Datensätze aktiv ist, nicht also beim Aktualisieren von Kontakten
  4. Kondition, dass nur Kontakte mit aktivierter Checkbox “Ansprechpartner Technik” betroffen sind
  5. Setzen der statischen Zielkontaktliste “AP Liste Technik”

Das Ganze funktioniert soweit, stößt aber seine Grenzen, wenn der WF z.B. auch deaktivierte Checkboxen erkennen soll. An der Stelle würde ich stattdessen auf logic hooks und php-Code ausweichen.

#6

Dankeschön!

Einige Workflows funktionieren sehr gut:
-) Anfrage via Web2Lead Formular kommt rein, Kontakt wird Status zugewiesen, Mail Benachrichtigung an Team-Postfach, etc.

Aber der Workflow um Kontakte mit der Bedingung “Ansprechpartner XY” = Ja einer Kontaktliste hinzuzufügen, funktioniert leider nicht.
Was ebenfalls funktionieren muss für unsere Anwendung ist, wenn Ansprechpartner XY = Nein (also von JA auf Nein geändert), dass dieser Kontakt aus den Kontaktliste(n) entfernt wird.

Das funktioniert dann nur über logic hooks und PHP-Code, korrekt?
Gibt es dafür vielleicht schon ähnliche Ansätze, an denen man sich orientieren kann?
Oder gibt es die “Leistung” zur Erstellung von dieser Anforderung von jemandem zu kaufen im Sinne von Consulting, etc. als Alternative?

Danke und Grüße

(ich schaffe es leider auch trotz Screenshot nicht, dass Kontakte einer Kontaktliste zugewiesen werden, obwohl ich alles nachgebaut habe.
Manche der Workflows sind nicht so einfach zu erstellen, das geht mit anderen Tools “einfacher”

#7

Hallo,
genau, logic hooks basieren auf php-Code, sind wesentlich “mächtiger” und können quasi völlig frei gestaltet werden.
Ein guter Einstieg sind folgende Artikel:

Abgesehen davon gibt es diverse Anbieter/Firmen, die solche Anforderungen umsetzen könnten (einschließlich uns :slight_smile: ).
Weitere offizielle Suite-Partner sind hier zu finden: