Kontakte automatisch Kontaktliste hinzufügen

Hallo zusammen,
ich richte gerade suiteCRM für unser Unternehmen ein.

Wir werden Zielkontakte und Interessenten NICHT nutzen, sondern ausschließlich Kontakte (das ist für unser Unternehmen ausreichend).
Bei den Kontakten haben wir benutzerdefinierte Felder angelegt, Checkboxen:
Ansprechpartner Technik und Rechnungsempfänger (als Beispiele).

Da wir regelmäßig Releasenotes an unsere Kunden versenden, hierbei an die Kontakte, welche “Ansprechpartner Technik” = true angegeben sind, bietet es sich an, diese als Kontaktlisten zu speichern.

Gibt es eine Möglichkeit, dass bei der Neuanlage eines Kontaktes mit Auswahl der entsprechenden Checkbox “ist Ansprechpartner Technik” oder “ist Rechnungsempfänger” dieser Kontakt einer entsprechenden Kontaktliste hinzugefügt wird?

Dass ich Kontaktlisten über die Berichte erstellen kann, habe ich gefunden - das wäre ein Umweg, aber machbar. Dennoch wäre ein Workflow oder Ähnliches sinnvoller. Gerade beim erstmaligen Import aller unserer Kontakte.

Vielen Dank!

Sie können einen Workflow zum Senden von Versionshinweisen an die Kontakte erstellen, die auf “Ist Kontaktperson für Technologie” oder “Ist Rechnungsempfänger” überprüft sind.
Sie können dieses Kontrollkästchen auch zum Suchfilter hinzufügen und dann alle Datensätze durch das Kontrollkästchen filtern lassen

Hm, das verstehe ich jetzt leider so nicht ganz, aber das liegt vermutlich daran, dass ich mich mit den Workflows noch nicht gut auskenne.

Aktuell nutze ich für die Kontaktlisten-Aktualisierung folgenden Weg:
Ich habe einen Bericht “Ansprechpartner Technik” angelegt, welcher Kontakte nach dem angehakten Kontrollkästchen “Ansprechpartner Technik” auflistet.
Über diesen Bericht kann ich dann die Kontaktliste befüllen.

Ich müsste halt, bevor ich eine neue Mail an die “Techniker” versenden möchte, erst noch den Weg über den Bericht gehen, um sicherzustellen, dass neu hinzugefügte Kontakte in der Verteilerliste vorhanden sind.
Das ist durchaus machbar - eine automatische Lösung wäre halt das Sahnehäubchen.

Ja, bitte überprüfen Sie die Workflows

ein kleines Beispiel:

zu den Markierungen:

  1. Auswahl des Moduls, dass das Event “wirft”, in diesem Fall also Kontakte
  2. “Run: only on save”: bewirkt, dass der Workflow nur bei manuellem Speichern läuft, also nicht auch durch den Scheduler ausgeführt wird
  3. “Run on: New records”: bewirkt, dass der WF nur für neu angelegte Datensätze aktiv ist, nicht also beim Aktualisieren von Kontakten
  4. Kondition, dass nur Kontakte mit aktivierter Checkbox “Ansprechpartner Technik” betroffen sind
  5. Setzen der statischen Zielkontaktliste “AP Liste Technik”

Das Ganze funktioniert soweit, stößt aber seine Grenzen, wenn der WF z.B. auch deaktivierte Checkboxen erkennen soll. An der Stelle würde ich stattdessen auf logic hooks und php-Code ausweichen.