Aufträge verwalten

[Rapha]

Hallo,
ich bin neu hier und habe noch ein altes Sugar. Leider gibt dieses mittlerweile den Geist auf und ich muss auf ein neues CRM wechseln. Und im Zuge dieses Wechsels würde ich gerne mal eure Meinung zum Thema “Abbilden von Aufträgen im CRM” erbeten.

Bislang habe ich Aufträge in Sugar folgendermaßen abgebildet:

Verkaufschance > frei unter Firma (keine Bindung zum Auftrag)
Aufgaben > als Aufträge unter Firma

Ich habe immer überlegt, ob ich für einen Auftrag ein Projekt anlege oder eine Aufgabe. Das Projekt war mir dann meistens zu umfangreich.

Mein Idealfall wäre:

• Ich habe freie Angebote, die ich später einem Auftrag zuordnen kann.
• Ich habe Aufträge, zu denen ich Angebote (Verkaufschancen) anhängen kann.
• Ich habe unter dem Kunden (Firma) eine Übersicht offener Aufträge (inkl. Status)
• Ich habe unter dem Kunden eine Übersicht abgeschlossener Aufträge (teilweise benötige ich die Infos)
• Ich habe unter dem Kunden eine Übersicht aller Angebote (Verkaufschancen) am besten noch mit einer Gesamtsumme (Gewonnen und Verloren)

Das wären so die wichtigsten Dinge, die ich für meinen Workflow benötige. Vielleicht bin ich aber auch noch zu sehr in der alten Sugar Welt und es gibt bessere Lösungen dafür?

Ich würde mich also sehr freuen, wenn ich eure Lösungen dafür mitteilen würdet.

Gruß
Raphael

[BastianHammer]

Hallo Raphael,

das hängt natürlich im Endeffekt von deinen genauen Anforderungen / Geschäftsprozessen ab.
Aber ich würde es tatsächlich so trennen, wie du es angedacht hast:

Kunde = Firma (Account)
Verkaufschance (Opportunitiy)
Auftrag = Projekt (ggf. mit Projekt-Aufgabe) (Projects & ggf. Project-Task)
Interne Aufgabe Vertrieb / Ad-hoc Aufgabe / o. ä. = Aufgabe (Task)
Angebot = Angebot (quotes)

Dann zu deinen Anforderungen ein Kurz-Check:

@Rapha

• Ich habe freie Angebote, die ich später einem Auftrag zuordnen kann.

Ja, da gibt es eine Relation im Standard, bestens.

@Rapha

• Ich habe Aufträge, zu denen ich Angebote (Verkaufschancen) anhängen kann.

Geht ebenfalls in diese Richtung. Aufträge haben deutlich mehr Verknüpfungsoptionen (im Standard) als Aufgaben. Hier hast du m. M. einen großen strukturellen Vorteil,die Projekte zu verwenden.

@Rapha

• Ich habe unter dem Kunden (Firma) eine Übersicht offener Aufträge (inkl. Status)

Ist auch direkt im Standard so vorgesehen mit Start- und Enddatum in der Übersicht. Status müsstest du einfach übers Studio noch hinzufügen.

@Rapha

• Ich habe unter dem Kunden eine Übersicht abgeschlossener Aufträge (teilweise benötige ich die Infos)

Wäre die gleiche wie eben und du müsstest eben nach dem Status gehen / sortieren.
Man kann aber auch Customizen - mit zwei Subpanels und Logiken. Dann geht es an die Entwicklung - nicht sicher, ob du in diese Richtung gehen willst?

@Rapha

• Ich habe unter dem Kunden eine Übersicht aller Angebote (Verkaufschancen) am besten noch mit einer Gesamtsumme (Gewonnen und Verloren)

Das passt auch, da hat sich in der Detail-Ansicht seit Sugar einiges getan:

Zusätzlich kannst du natürlich immer über Workflows und Felder noch zusätzliche Logiken einbauen und dort Summen, KPIs o. Ä. berechnen sh.:

SuiteCRM Arbeitsabläufe mit Berechneten Feldern: Steigern Sie Ihre SuiteCRM Effizienz

[Rapha]

Hallo Bastian,
vielen Dank für die Antwort. Da werden wir dann wohl auf Projekte anstatt Aufgaben umsteigen.

Wir haben jetzt aus unserer, komplett zerschossenen und nicht mehr zum laufen zu bringenden Sugarversion, per Datenbank, alle relevanten Daten in eine neue Suite-Installation eingefügt. Es rumpelt zwar noch ein bisschen, aber es läuft.

Ich kann nur keine alte Verkaufschancen öffnen und wieder abspeichern. Wenn ich das mache, verzehnfacht sich der Wert der Verkaufschance und ich bekomme ihn nicht wieder zurückgesetzt. Mir wäre das Recht aber da machen wohl die Kunden nicht mit.

Eine Frage habe ich noch zum Studio. Wie kommt man da rein?

Gruß
Raphael

[BastianHammer]

Zu den Verkaufschancen:
Klingt als wären die Werte falsche Datentypen in der DB o. Ä.
Probier mal eine manuell in Suite zu erstellen und schaue dann in der DB ob es irgendwelche Unterschiede in den Mustern gibt (evtl. auch locals Einstellungen mit , und . )? Evtl. auch im Vergleich zur alten DB / CSV falls ihr über Datein gegangen seid.

Das Studio ist direkt im Admin Bereich:

[Rapha]

Hallo Bastian,
wir hatten jetzt mal die ganze Zeit versucht, das Problem mit den Verkaufschancen zu lösen. Hat aber nicht so funktioniert. Solange ich jetzt einen Punkt vor den Dezimalstellen eingebe geht es. Zumindest so, dass er die Werte nicht zerschießt. Ebenso ist es, dass ich keine Umlaute bei alten Firmen in der Beschreibung reinschreiben kann. Das ändert er mir immer wieder. Bei neu eingetragenen Firmen funktioniert das.

Wie auch immer, Hauptsache es läuft schon mal .

Bei den Prozessen (meine) hänge ich allerdings etwas. Projekte sind für mich umständlicher als Aufgaben für die Aufträge, da ich wohl mehr Aufwand habe bei den Projekten habe. Zumindest sehe ich das im Moment so.

Auch hänge ich gerade an Kontakten bzw. Interessenten. Da ich auch, zwar selten, Privatkunden habe, brauche ich nur einen Kontakt. Suite will aber anscheinend eine Firma für eine Verkaufschance. Möglicherweise muss ich hier eine Firma als “Privat” oder “Privatkunde” anlegen und die Kontakte alle daran hängen. Da ist auf jeden Fall noch einiges, was ich für meine Prozesse anpassen muss.

Ich bin ja ein Mensch, der auch Papier braucht, da er die Dinge sehen muss. In Sugar habe ich mir die Aufgaben immer als Aufträge ausgedruckt und entsprechend bearbeitet. In Suite ist das so auch nicht mehr möglich. Ich habe es Probiert aber die Schrift war zu klein.

Nun, da liegt noch einiges vor mir.
Da du ja tiefer in der Materie steckst, bis du auch buchbar für Technik und auch Prozesse?

Gruß
Raphael

[BastianHammer]

Hallo Raphael,

die Probleme mit Dezimalstellen / Umlaute kommen wahrscheinlich von den DB Einstellungen.
Wie hast du die Migration der Daten durchgeführt?
Exporte via Berichte aus Sugar und Importe über die SuiteUI?
Oder direkt via DB?
Ich schätze die DB Versionen, Encodings, Charset, Collation waren unterschiedlich?

Zu den Projekten vs. Aufgaben:
Ja, du hast etwas Overhead mit den Projekten und dafür mehr Features.
Hast du dir die Projekttemplates mal angeschaut?

SuiteCRM Projektmodul: Maximierung der Effizienz für Projektmanagement

Wenn die Standard-Aufgaben ausreichen, dann brauchst du natürlich keine Projekte.

Zu den Verkaufschancen:
Das ist im Standard tatsächlich als required festgelegt:

public/legacy/modules/Opportunities/vardefs.php

        'account_name' =>
            array(
                'name' => 'account_name',
                'rname' => 'name',
                'id_name' => 'account_id',
                'vname' => 'LBL_ACCOUNT_NAME',
                'type' => 'relate',
                'table' => 'accounts',
                'join_name' => 'accounts',
                'isnull' => 'true',
                'module' => 'Accounts',
                'dbType' => 'varchar',
                'link' => 'accounts',
                'len' => '255',
                'source' => 'non-db',
                'unified_search' => true,
                'required' => true,
                'importable' => 'required',
                'required' => true,
            ),

Bei dem B2C Case kann man entweder eine Art “leere Firma” anlegen.
Das hat den Vorteil, dass Adress-Übernahme auch bei Angebote und Rechnung funktioniert.
Oder man erstellt eine benutzerdefinierte vardef Datei und überschreibt den Standard.
(Eine “Privat”-Firma mit allen B2C Kunden würde ich nicht machen - da die sonst alle “in der gleichen Firma arbeiten”, mit der gleichen Adresse, dem gleichen Umsatz etc.)

Bei den PDF Vorlagen kannst du die Schriftgröße anpassen, hat das nicht funktioniert?

Ich bin auch buchbar, ja

SuiteCRM: Beratung, Entwicklung und Integration - Bastian Hammer

Ruf gern kurz an, dann können wir uns abstimmen zu einem kurzem Überblick: +49 1601641067